Gemeente Land van Cuijk zet in op veilige communicatie en naleving Woo
LAND VAN CUIJK – Ambtenaren en bestuurders van de gemeente Land van Cuijk worden actief geïnformeerd over privacyrisico’s en de AVG-wetgeving bij het gebruik van chatapps zoals WhatsApp, Telegram en Signal. Daarnaast onderzoekt de gemeente hoe chatberichten, die onder de Wet open overheid (Woo) vallen, toegankelijk kunnen blijven voor onderzoek en verantwoording.
De gemeente besteedt structureel aandacht aan privacy en informatiebeveiliging. “We besteden breed aandacht aan privacyrisico’s en de AVG-wetgeving", aldus een woordvoerder van de gemeente Land van Cuijk.
“Dit gebeurt via verplichte e-learnings, interne gedragsregels en teamgerichte presentaties over veilig werken. Daarnaast bespreken we het onderwerp periodiek in overleggen met de directie en de burgemeester.”
Wanneer zich specifieke ontwikkelingen voordoen, wordt extra aandacht besteed aan dit onderwerp. “Aanleidingen zijn bijvoorbeeld de bespreking van resultaten van een ronde e-learning, een advies vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens of een dreigingsanalyse van het Nationaal Cybersecurity Center (NCSC).” De laatste keer dat een dergelijke bespreking plaatsvond, was op 25 november 2024, waarbij de gemeente de afsluiting van de meest recente e-learningronde evalueerde.
Archivering van chatberichten en de Wet open overheid
Chatberichten kunnen, net als e-mails en andere documenten, onder de Wet open overheid (Woo) vallen en moeten in dat geval toegankelijk blijven. De gemeente onderzoekt momenteel hoe deze berichten op een goede manier gearchiveerd kunnen worden. “In het kader van de Woo geldt dat alle relevante informatie bij een Woo-verzoek verstrekt moet worden,” zegt de woordvoerder. “Indien chatberichten onder de reikwijdte van een verzoek vallen, worden deze opgenomen in de beantwoording, conform de geldende wettelijke verplichtingen.”
Telegram niet voor officiële communicatie
Hoewel Telegram bekend staat als een populaire chatapp, onder meer vanwege zijn gebruiksvriendelijke groepschats, wordt het binnen de gemeente Land van Cuijk niet ingezet voor officiële communicatie. Dit heeft te maken met zorgen over de veiligheid en de verspreiding van desinformatie via het platform. “We hechten veel waarde aan het gebruik van veilige en betrouwbare communicatiekanalen,” aldus de woordvoerder.
Welke chatapps gebruiken bestuurders?
Binnen de gemeente wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen informele en formele communicatie. Bestuurders en ambtenaren maken gebruik van beveiligde e-mail en interne systemen voor officiële zaken. Daarnaast wordt WhatsApp gebruikt voor praktische afstemming. “Binnen de organisatie hanteren we het principe ‘communiceren met beleid en niet over beleid’. Dat betekent dat vertrouwelijke en officiële zaken altijd via beveiligde systemen worden afgehandeld.”
Dat betekent ook dat apps als WhatsApp, Telegram en Signal niet worden ingezet voor beleidsmatige communicatie. Wel komt het voor dat een telefoon zowel privé als zakelijk wordt gebruikt. Volgens de gemeente is daarbij de regel dat gevoelige informatie altijd via de juiste kanalen moet verlopen.
Veilige alternatieven en toekomstplannen
Binnen de gemeente wordt actief gestuurd op het gebruik van veilige communicatiekanalen. “Het beleid is te werken via beveiligd e-mailen of andere interne communicatiekanalen,” zegt de woordvoerder. Vooralsnog is er geen onderzoek gedaan naar een volledige overstap op veiligere chatapps zoals Signal. “Voor nu zijn er voldoende veilige communicatiekanalen beschikbaar.”
De gemeente blijft aandacht besteden aan het waarborgen van veilige communicatie en privacybescherming en zal blijven werken aan verbeteringen op dit gebied.
